proRotation

Trotz der Vorteile wird Job Rotation in vielen Unternehmen nur selten systematisch umgesetzt.

Die Gründe:

• Hoher Analyseaufwand:
  Die systematische Erfassung aller an einem Arbeitsplatz auftretenden Belastungen ist mit einem hohen zeitlichen und personellen Aufwand verbunden. Die objektiven Belastungen können daher aus wirtschaftlichen Gründen nicht für die zielgerichtet entlastende Rotation verwendet werden.
• Komplexe Rotationsplanung:
  Die Erstellung geeigneter Rotationspläne wird mit steigender Mitarbeiterzahl und unterschiedlichen Arbeitsplätzen schnell unübersichtlich.
• Geringe Akzeptanz bei Mitarbeitenden:
  Die Mitarbeiter, die häufig an Ihren Arbeitsplatz gewöhnt sind, sind sich der langfristigen Folgen von einseitigen Belastungen nicht bewusst. Eine Erkenntnis aus diesem Projekt aus diesem Projekt und aus vielen Unternehmensbesuchen ist, dass ein Trend erkennbar scheint, dass je älter die Mitarbeiter sind, desto geringer ist ihre Motivation noch weitere Arbeitsplätze zu erlenen. Vermutlich verbunden mit der einhergehenden Unsicherheit, ob man die Anforderungen dort gut erfüllen kann und der Angst am neuen Arbeitsplatz Fehler machen zu können.

Das Forschungsprojekt proRotation verfolgt das Ziel, die Leistungsfähigkeit einer (alternden) Belegschaft mittels beanspruchungsorientierter Job-Rotation zu erhalten. Die Planung der Job-Rotation ist mittels eines Softwaretools zu unterstützen. 

Einen Gesamtüberblick bietet der Vortrag „Projekt proRotation“. Die detaillierten Beschreibungen und Ergebnisse sind im Tagungsbeitrag bzw. Abschlussbericht enthalten.

1. Aufwandsarme Erhebung von Beanspruchungen und Generierung von Mitarbeiter- und Arbeitsplatzprofilen

Bisherige Ansätze zur objektiven Belastungsermittlung sind nur mit hohem Aufwand und in der Regel nur von Experten zu erheben sind. Aus diesem Grund wurde ein Beanspruchungsmonitor in Form eines Fragebogens entwickelt, mit dem die subjektiven Beanspruchungen der Mitarbeiter aufwandsarm ermittelt werden.

Damit können Unternehmen:

• subjektive Arbeitsbelastungen einfach erfassen
• Mitarbeiterprofile und Arbeitsplatzprofile erstellen
• eine fundierte Grundlage für die Job Rotation schaffen

Ziel ist es, gezielt zwischen Belastungsspitzen und Entlastungsphasen zu wechseln.

Diese Berechnung erfolgt mittels einfacher Mittelwertbildung und ist im Vortrag zur Projektvorstellung beschrieben.

Die Arbeitsplatzprofile dienen im nächsten Schritt als Basis für die Planung der Job-Rotation mit dem Ziel eines Wechsels von Beanspruchungsspitzen zu Beanspruchungstälern. Projekt proRotation

2. Objektive Messung von Beanspruchungen

Zur genaueren Identifikation von Belastungsspitzen jenseits der subjektiven Aussagen in den Fragebögen, wurde ein lichtbasierter Sensor zur Herz- und Hautleitfähigkeitsmessung beschafft (ähnlich einer Smartwatch, aber datenschutzkonform und mit öffentlich zugänglicher Dokumentation). Dieser Sensor wurde hinsichtlich Genauigkeit in einer Laborstudie ausführlich validiert und anschließend im Arbeitsalltag parallel zu den Fragebögen eingesetzt. Ergebnisse zeigten die Eignung zur Erfassung von Puls und Herzratenvariabilität.

Die Analyse der Daten aus dem Arbeitsalltag erfolgte basierend auf den systematischen Auswertungen im Labor und wurde für jeden Mitarbeitenden individuell und automatisiert durchgeführt.

Diese Arbeitsbelastungsprofile erlauben langfristig eine objektive und zeitlich hochauflösende Profilerstellung zur Identifikation von Stressoren und der Optimierung von Rotationsplänen unter Berücksichtigung individueller, kognitiver Auslastung. Abschlusskonferenz ProRotation IAT Universität Stuttgart

3.   Vorgehensmodell zur Planung und Einführung einer beanspruchungsgerechten Rotation

Aus den Erfahrungen bei der Planung und Einführung der Job-Rotation, in den beiden Anwender-Unternehmen PR-Tronik und Wachendorff, wurde eine Vorgehensweise entwickelt. Planung der Rotation

Diese beinhaltet eine Vorgehensweise zur Einführung der Rotation. Beginnend mit einem Quick-Check zur schnellen Ermittlung der Potentiale und Hindernisse für eine Rotation. Damit können Unternehmen aufwandsarm ermitteln, ob die Potenziale und Hindernisse für eine beanspruchungsgerechte Job-Rotation jeweils groß oder klein sind. Eine grundlegende Erkenntnis war den Qualifizierungsaufwand direkt beim Quick-Check bereits grob abzuschätzen, da die Aufwände teilweise beträchtlich sind bzw. einen langen Zeitraum benötigen, um alle Mitarbeiter auf den zukünftigen Arbeitsplätzen zu schulen.

Die einzelnen Projektphasen werden beschrieben und durch die im Projekt entwickelten Tools ergänzt. Zudem werden zentrale Erkenntnisse und praxisnahe Hinweise zur erfolgreichen Planung der Job Rotation dargestellt. So haben sich zum Beispiel Probe-Rotationstage und -wochen bewährt, bevor eine tägliche Rotation eingeführt wird. Zum einen um die Mitarbeiter langsam an die neuen Arbeitsplätze zu gewöhnen, zum anderen um weitere Optimierungspunkte für die Rotation zu erhalten.

4. Aufstellung eines Rotationsplans

Die Aufstellung eines beanspruchungsgerechten Rotationsplans ist sehr aufwendig. Insbesondere je mehr unterschiedlich beanspruchte Arbeitsplätze, je mehr Mitarbeiter und je mehr Mitarbeiter mit Einsatzeinschränkungen zu berücksichtigen sind.

Tests mit einer direkten Erstellung eines Rotationsplanes mittels KI-Tools wie chatgpt und anderen haben qualitativ nicht die erwünschten Ergebnisse gebracht. Die Antworten waren häufig falsch (Nicht-Einhaltung von KO-Kriterien, die genannt wurden) oder erfüllten nicht die geforderten Beanspruchungswechsel.

Daher wurden zwei „IT-Unterstützungen“ erarbeitet. Zum einen wurde ein Textprompt für die Eingabe in ein KI-Tool erarbeitet. Mittels Programmcode können viele alternative Rotationsplänen geniert und bewertet werden. Alternativ gibt es einen Programmcode in Matlab, der auf die jeweilige Situation angepasst werden kann. Damit kann man sich zuverlässige und hinsichtlich Beanspruchungswechsel geeignete Rotationspläne erstellen lassen. Projekt proRotation

Zum anderen das von der Firma Syslog erstellte Planungstool, das die Qualifikationen der Mitarbeiter abbildet und bei deren Einplanung berücksichtigt sowie die guten und schlechten Wechsel abbildet und bewertet, damit verschiedene Alternativen verglichen werden können. IT-Tool Fa. PR-Tronik

5. Datenschutz bei der Rotation

Da bei der Erhebung der Beanspruchsdaten medizinische Daten erfasst und verarbeitet werden und die Arbeitsorganisation grundlegend verändert wird, gilt zum einen dem Datenschutz sowie zum anderen der Einbindung des Betriebsrates eine besondere Aufmerksamkeit.

Die Kanzlei Krüger hat dafür zum einen ein Whitepaper für die Einführung einer Job-Rotation mit Hinweisen zur Einhaltung des Datenschutzes erstellt, zum anderen einen Leitfaden für die Geschäftsführung hinsichtlich Einbindung des Betriebsrates erstellt.

Beide Hilfsmittel unterstützen Unternehmen bei der rechtskonformen Umsetzung.

6. Erfahrungen der Anwenderunternehmen bei der Einführung und dem Betrieb einer Rotation

Die Erfahrungen und Ergebnisse der Rotationen in den Anwenderunternehmen Fa. PR-Tronik und Fa. Wachendorff sind in deren Vorträgen sowie im Tagungsbericht aufgeführt. Ergänzende Erfahrungen der Firma Schäfer, die nicht im geförderten Projekt proRotation integriert war, die wir als Fraunhofer bei deren Einführung einer beanspruchungsgerechten Rotation unterstützt haben, sind in deren Vortrag beschrieben.

Zusammenfassend lassen sich folgende Erkenntnisse aufführen:

• Rotieren die Mitarbeitenden zwischen vielen verschiedenen Arbeitsplätzen, profitieren Unternehmen nicht nur durch eine Entlastung der Beschäftigten, sondern auch durch eine höhere Flexibilität im Personaleinsatz – etwa bei Krankheitsausfällen oder in stark ausgelasteten Bereichen.
• Mitarbeitende stehen der Job Rotation zu Beginn nicht immer positiv gegenüber – insbesondere ältere Beschäftigte zeigen häufig Vorbehalte. Daher empfiehlt sich eine schrittweise Einführung, begleitet von transparenter Information und regelmäßigen Rückmeldeschleifen. So kann frühzeitig erkannt werden, welche Unterstützungsbedarfe bestehen, damit sich die Mitarbeitenden gut auf die Veränderungen einstellen können. Die frühzeitige und intensive Einbindung der Mitarbeitenden in die Planung der Job Rotation sowie eine transparente Information haben sich in der Praxis als besonders erfolgreich erwiesen. Probe-Rotationstage und -wochen haben sich als wirkungsvolles Instrument erwiesen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und die Job Rotation gezielt zu optimieren. Gleichzeitig ermöglichen sie eine schrittweise Einführung, ohne die Mitarbeitenden mental zu überfordern. Die Rotationsplan-Erstellung ist mit einem hohen Aufwand verbunden (je mehr Mitarbeiter, verschiedene Arbeitsplätze, individuelle Einschränkungen etc., umso mehr Aufwand). Die Nutzung eines-Unterstützungs-Tools bietet ist zu empfehlen.
• Die Schulungen sollten frühzeitig geplant und durchgeführt werden. Die Mentorinnen und Mentoren müssen sogfältig ausgewählt werden. Insbesondere bei langen Schulungsdauern sieht sich die Schulungszeit lange hin. Für einen beispielhaften Schulungsplan siehe den Schulungsplan von Firma Wachendorf.
• Die mentale Belastung durch die für die Mitarbeiter neuen Arbeitsplatzwechsel an einem Tag, nimmt nach einiger Zeit ab, da sich die Mitarbeitenden an die Abläufe gewöhnen.
• Die Anzahl an Arbeitsplatzwechseln sollte sorgfältig abgewogen werden: Wenige Wechsel bieten mehr Stabilität, während häufigere Wechsel für mehr Abwechslung sorgen.