Flexibler Personal­einsatz in der Produktion – Kapaflexcy

Maßgeschneiderte Beschäftigung für die flexible Produktion

© Herrndorff Fotolia

Flexible Personal­kapazitäten für die Produktion

Die richtige Personal-Flexibilität in der Produktion stellt zukünftig einen klaren Wettbewerbsvorteil in volatilen Märkten dar. Starke Absatzschwankungen - kurzfristig durch Projekte und Saisonalität, langfristig durch Konjunkturkrisen und Wirtschaftsbooms - müssen systematisch gemanaged werden. Doch wie viel Flexibilität braucht Ihr Unternehmen? Und was sind die richtigen Flexibilisierungsinstrumente für Ihren Betrieb? Wir unterstützen Sie gerne bei der Gestaltung der Personalflexibilität in Ihrem Unternehmen, für schnelle Reaktionsfähigkeit, jederzeit optimale Personalkosten und langfristig sichere Beschäftigung. Einfach flexibel eben.

Wettbewerbsfaktor massge­schneiderte Beschäftigung

An die Produktion bestehen heterogene Anforderungen: von globalen Märkten über anspruchsvolle Kunden bis hin zu teuren Produktionseinrichtungen und hochqualifizierten Mitarbeitern. Vielen Unternehmen gelingt der Spagat zwischen Produktivität, Flexibilität und Arbeitsattraktivität nur bedingt. 

Ein Blick in die Praxis belegt:

  • Kurzfristige Schichtanpassungen gelingen nur auf freiwilliger Basis und treffen häufig dieselben Mitarbeiter.
  • Kapazitätsspitzen werden als Mehrarbeit ausbezahlt, statt in ruhigen Phasen über Freizeit abzugleiten.
  • Nichtergonomische Konti-Schichtmodelle mit Wochenendarbeit erhöhen die Arbeitsbelastungen und den Krankenstand in der Produktion.
  • Absatz- und Konjunkturkrisen treffen die Unternehmen häufig unvorbereitet und führen in kürzester Zeit zu teurer Kurzarbeit.

Flexibilität ist die richtige Antwort. Mit unseren vier Bausteinen für eine maßgeschneiderten Beschäftigung kann ein flexibler Personaleinsatz:

  • kurzfristig Auftragsspitzen und Betriebsstörungen abfedern,
  • atmende Beschäftigung ermöglichen und Konjunkturkrisen ausgleichen,
  • selbstbestimmte Arbeitszeiten und attraktive Arbeitsbedingungen bieten – auch bei Schichtarbeit!

Befreien Sie Ihre Produktion aus dem Korsett eines unflexiblen Personaleinsatzes. Entwickeln Sie mit unserem erprobten Vorgehen systematisch eine aktive Flexibilitätsstrategie und maßgeschneiderte Beschäftigungsformen.

Wir versprechen Ihnen: Mit unseren Bausteinen erhalten auch Sie einen flexiblen Personaleinsatz, der allen Beteiligten Spaß macht – Ihnen, Ihren Mitarbeitern, den Produktionsleitern und dem Betriebsrat.

Bausteine zur Flexibilisierung des Personaleinsatzes

 

Die Anforderungen an einen flexiblen Personaleinsatz sind für jedes Unternehmen unterschiedlich. Sie benötigen keine Lösung »von der Stange«, sondern einen für Ihre Bedürfnisse maßgeschneiderten flexiblen Personaleinsatz! Mit unseren Bausteinen stimmen wir gemeinsam mit Ihnen alle Regelungen, Maßnahmen und Werkzeuge optimal aufeinander ab. 

Baustein 1: Kontinuierlich messen

Die Anforderungen Ihrer Märkte, Kunden, Produktion und Mitarbeiter analysieren wir mit unserem Benchmark und messen daran Ihre derzeitige Personalflexibilität. So erkennen Sie objektiv Handlungsbedarfe. 

Baustein 2: Passgenaue Beschäftigung

Den Rahmen für Ihre Flexibilität legt die Auswahl und Dimensionierung der zu Ihren Anforderungen passenden Beschäftigungsformen. Unser Werkzeug KapaFit zeigt Ihnen die messbaren Vorteile eines flexiblen Personaleinsatzes.

Baustein 3: Aktive Steuerung

Erst die tagesaktuelle Steuerung Ihres Kapazitätsangebots erschließt die Kosten- und Produktivitätspotenziale eines flexiblen Personaleinsatzes. Mit unserem KapaStar-Cockpit berechnen Sie in nur fünf Minuten das erforderliche Kapazitätsangebot. 

Baustein 4: Smarte Kommunikation

Abstimmung zu kurzfristigen Änderungen von Schichtbesetzungen und Arbeitszeiten erfolgen heute per Smartphone, allerdings meist in privaten WhatsApp-Gruppen der Mitarbeiter. Die prämierte KapaflexCy-App kann das besser: mit einem geregelten Workflow, Schnittstellen zu den IT-Systemen und der einzigartigen Abstimmungsfunktion für echte Selbstorganisation. 

Angebot zu Kapaflexcy im Überblick

Bausteine zur Flexibilisierung des Personaleinsatzes

 

Industriearbeitskreis – Flexibler Personaleinsatz in der Produktion 4.0

In dem Industrie-Arbeitskreis treffen Sie erfahrene Berater des Fraunhofer IAO und Praktiker aus den Unternehmen. In Präsentationen und Erfahrungsberichten werden innovative Methoden und Werkzeuge zur aktiven Steuerung eines flexiblen Personaleinsatzes vorgestellt, ihre Anwendung demonstriert und durch Praxislösungen und -beispiele ergänzt.

Forschungsprojekt: KapaflexCy - Selbstorganisierte Kapazitätsflexibilität in Cyber-Physical-Systems

Im Forschungsprojekt KapaflexCy wird eine neue, Kapazitätssteuerung entwickelt, die auf einer Selbstorganisation beruht.

Bausteine zur Flexibilisierung des Personaleinsatzes im Detail

Baustein 1: Kontinuierlich messen »Benchmark Personalflexibilität«

Baustein 1: Kontinuierlich messen

 Die Anforderungen Ihrer Märkte, Kunden, Produktion und Mitarbeiter analysieren wir mit unserem Benchmark und messen daran Ihre derzeitige Personalflexibilität. So erkennen Sie objektiv Handlungsbedarfe.

Haben Sie die richtige Flexibilität?

Beim Personaleinsatz fühlen sich viele  Unternehmen gut aufgestellt und attestieren sich selbst eine hohe Flexibilität. Doch ist eine »hohe« Flexibilität auch die richtige Flexibilität für Ihr Unternehmen? Und ist diese ausreichend im Hinblick auf die Anforderungen Ihrer Märkte, Kunden und Mitarbeiter? 

Um das herauszufinden, stellen Sie sich einmal folgende Fragen:

  • Wie stark ist Ihr Unternehmen von Konjunkturkrisen und Auftragsschwankungen betroffen? 
  • Kann Ihre Produktionsleitung sofort auf eine Störung reagieren und noch am
     selben Tag Schichten verkürzen oder ganz absagen?
  • Wofür sind die Formen Ihres flexiblen Personaleinsatzes eigentlich vorgesehen? Und wie intensiv nutzen Sie diese wirklich? 
  • Kennt Ihr Personalbereich konkrete, operative Vorgaben, ob die Arbeitszeitkonten in den nächsten 6-12 Monaten auf- oder abzubauen sind?

Ein flexibler Personaleinsatz muss vielfältigen Ansprüchen genügen – gerade im Hinblick auf kurzfristige Kapazitätsanpassungen, dem Aufbau von Turbulenzreserven und attraktiven Arbeitsbedingungen bei Schichtarbeit.

Kennen Sie Ihre Anforderungen und passt Ihr flexibler Personaleinsatz dazu?

Antwort IAO-Benchmark

Antwort darauf gibt unser Benchmark Personalflexibilität. Stellen Sie die Flexibilität Ihres Personaleinsatzes mit uns auf den Prüfstand. Vergleichen Sie sich mit Best-Practice-Unternehmen und innovativen  Flexibilitätskonzepten.

Der Fraunhofer IAO-Benchmark »Personalflexibilität in der Produktion« zeigt Ihnen schnell und einfach den Stand und die Potenziale Ihrer Flexibilität – objektiv, partizipativ und in einer anforderungsgerechten 360-Grad-Perspektive!

Anforderungen erkennen

Die Anforderungen an einen flexiblen Personaleinsatz sind in jedem Unternehmen unterschiedlich stark ausgeprägt und ergeben ein individuelles Herausforderungsprofil in sechs Dimensionen:

  • Kurzfristige Flexibilität ist die Fähigkeit, begrenzte Kapazitätsschwankung über einen kurzen Zeitraum, meist nur über Tage oder wenige Wochen, mit kürzester Reaktionszeit zu bewältigen. 
  • Langfristige Volatilität betrifft den Aufbau von Reserven, um massive Kapazitätsschwankungen und Konjunkturkrisen über Zeiträume von mehreren Monaten kostengünstig auszugleichen. 
  • Mitarbeiterinteressen bestehen an Formen und Angeboten flexiblen Arbeitens, die Sie nach privaten Bedürfnissen persönlich veranlassen und steuern.
  • Flexibilitätsnutzung zeigt, in welchem Umfang die vorhandenen Formen flexiblen Arbeitens genutzt werden. 
  • Einsatzstrategien sollten als Vorgabe für die Flexibilitätsnutzung definiert sein und den aktuellen Flexibilitätsbedarf widerspiegeln. 
  • Planungsfunktionen und Werkzeuge sind für eine Umsetzung der Einsatzstrategien und die zielorientierte Nutzung der Flexibilitätsinstrumente unerlässlich.

Unsere Vorgehensweise

Mit unserem Benchmark erheben wir mit Ihnen das Herausforderungsprofil objektiv, messen Ihre derzeitige Personalflexibilität und ermitteln Ihre relevanten Handlungsbedarfe.

Dazu analysieren wir Ihre Kapazitätsstruktur, Auftragsschwankungen, Lieferfähigkeit und den Personaleinsatz. In einem Praxischeck interviewen wir Ihre Führungskräfte aus den Bereichen Produktion und Personal sowie Vertreter des Betriebsrats und ergänzen die Analyseergebnisse mit den subjektiven Erfahrungen der Beteiligten. In einem abschließenden Potenzialworkshop bewerten wir gemeinsam mit Ihrem Projektteam das Herausforderungsprofil und messen Ihre derzeitige Personalflexibilität und Betriebsvereinbarungen daran. Zusätzlich  zeigen wir Ihnen innovative Flexibilitätskonzepte und dokumentierte Best-Practice- Lösungen anderer Unternehmen.

 

Baustein 2: Passgenaue Beschäftigung »KapaFit«

Baustein 2: Passgenaue Beschäftigung/Turbulenzen

Den Rahmen für Ihre Flexibilität legt die Auswahl und Dimensionierung der zu Ihren Anforderungen passenden Beschäftigungsformen. Unser Werkzeug KapaFit zeigt Ihnen die messbaren Vorteile eines flexiblen Personaleinsatzes und wie Sie ausreichende Reserven für Marktturbulenzen aufbauen.

Flexibilität passgenau kombinieren

Zur Flexibilisierung des Personaleinsatzes sind über vierzig Instrumente bekannt, die sich stark in Zielsetzung, Wirkung, Reaktionszeit und Organisationsaufwand unterscheiden. Einige Beispiele:

  • Schichtverlängerungen erhöhen sehr schnell die Kapazität um bis zu 20 Prozent, führen aber zu Ermüdung und erfordern ausreichende Arbeitszeitkonten. 
  • Arbeitnehmerüberlassung wirkt häufig erst nach einigen Einarbeitungstagen und muss anschließend mehrere Wochen genutzt werden. 
  • Befristete Arbeitsverhältnisse reduzieren die Kapazität stark, wirken für Konjunkturkrisen jedoch meist viel zu langsam.
  • Arbeitszeitabsenkungen und Kurzarbeit sind probate Mittel bei Absatzeinbrüchen. Ihr Einsatz ist jedoch an strikte Voraussetzungen gebunden, die einzelne Mitarbeiter erfüllen müssen.

Keines der Flexibilisierungsinstrumente kann alle Anforderungen an einen flexiblen Personaleinsatz im Hinblick auf die ganz unterschiedlichen Anforderungen der Kunden und Märkte allein erfüllen. Es bedarf immer einer sorgfältigen Abstimmung von Beschäftigung, Arbeitszeiten, Schichtrhythmen und Betriebszeiten, um Kapazitäten kurzfristig anzupassen, Turbulenzreserven aufzubauen und attraktive  Arbeitszeiten  zu ermöglichen.

KapaFit-Simulation

Unsere KapaFit-Simulation berechnet den messbaren Nutzen eines flexiblen Personaleinsatzes und zeigt plakativ die Wirkungen der einzelnen Instrumente im praktischen Einsatz auf.

Gemeinsam mit Ihnen wählen wir passende Flexibilitätsinstrumente aus, dimensionieren diese für die Anforderungen Ihrer Kunden und Märkte, prüfen die entstehenden Turbulenzreserven und zeigen die Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung und Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auf.

Warum simulieren?

Den Personaleinsatz maßgeschneidert zu flexibilisieren, ist keine triviale Aufgabe.  Zu berücksichtigen sind:

  • Zielkonflikte, etwa zwischen der Belegschaft, die häufig ausreichende Ankündigungsfristen wünscht, der Produktionsleitung, die kurzfristige Schichtände- rungen benötigt, dem Betriebsrat, der maßvolle Arbeitsbelastung anmahnt und der Personalleitung, die Turbulenzreserven fordert. 
  •  Eine hohe Dynamik im Personaleinsatz, die sich mit mittleren Abwesenheitsquoten und Brutto-Personalbedarfen nicht ausreichend beschreiben lässt. Vielmehr müssen realitätsnahe Schwankungen und Extremsituationen betrachtet werden. Nur so zeigt sich, ob z. B. auch während einer Grippewelle oder der Urlaubszeit alle Arbeitsplätze besetzt werden können.
  • Unternehmensspezifische Anforderungen seitens Ihrer Kunden, Märkte und Produktionsbetriebe. So kennen Unternehmen aus der Lebensmittelverarbeitung eine starke Saisonalität, sind aber eher schwach konjunkturabhängig und fertigen keine kundenindividuellen Produkte. Maschinenbauunternehmen fertigen fast immer auftragsspezifisch, sind extrem konjunkturabhängig, kennen dafür aber seltener saisonale Schwankungen. 

Diese komplexe Aufgabe erfordert ein adäquates Vorgehen und Lösungswerkzeug.

Ergebnisse der Simulation

Mit dem Werkzeug KapaFit simulieren wir für Sie präzise Marktverhalten, Schichtmodelle, Beschäftigungsformen, Arbeitsplatzbesetzung und Personaleinsatzprioritäten in Produktionsumgebungen über ein repräsentatives Betriebsjahr. Die Simulation zeigt exakt die Auswirkungen auf Ihre Lieferfähigkeit, Produktionskosten, Betriebsnutzungszeiten, Produktivität, Arbeitszeiten und Arbeitszeitkonten – und das zu jedem Zeitpunkt des simulierten Zeitraums.

Auf dieser Basis wählen wir gemeinsam mit Ihnen die einzusetzenden Flexibilisierungsinstrumente passgenau und zielorientiert aus und berechnen den erforderlichen Umfang sowie den quantifizierten Nutzen. Überzeugen auch Sie alle Beteiligten vom Nutzen der angestrebten Flexibilisierungslösung mit den objektiven Ergebnissen der KapaFit-Simulation.

Baustein 3: Aktive Steuerung »KapaStar-Cockpit«

Baustein 3: Aktive Steuerung

Erst die tagesaktuelle Steuerung Ihres Kapazitätsangebots erschließt die Kosten- und Produktivitätspotenziale eines flexiblen Personaleinsatzes. Mit unserem KapaStarCockpit berechnen Sie in nur fünf Minuten das erforderliche Kapazitätsangebot und steuern aktiv Heimgehpotenziale für Ihre Mitarbeiter.

Flexibilität aktiv steuern, um Kostenpotenziale zu erschließen

Die Flexibilisierung des Personaleinsatzes endet nicht mit dem Abschluss einer Betriebsvereinbarung. Gelebte Flexibilität muss aktiv gesteuert werden: 

  • Wie häufig passen Sie Ihr Kapazitätsangebot in der Produktion an die Auftragslage an – monatlich, wöchentlich, täglich oder gar schichtgenau? 
  • Weisen die Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter die gewünschten Turbulenzreserven auf – oder sind sie höchst ungleich verteilt? 
  • Wie reagieren Ihre Mitarbeiter, wenn  wenig zu tun ist? Helfen sie in anderen Bereichen aus, gehen sie heim – oder produzieren sie auf Verdacht vor und bauen Lagerbestände auf?
  • Sinkt Ihre Produktivität bei ruhiger Auftragslage – oder bleibt sie hoch?

 

Können Sie alle Fragen zu Ihrer Zufriedenheit beantworten, verfügen Sie vermutlich bereits über ein geeignetes Werkzeug, mit dem Ihre Meister das Kapazitätsangebot und den flexiblen Personaleinsatz kurzfristig anpassen und aktiv steuern. Wenn nicht, sollten Sie sich unser KapaStar-Cockpit anschauen.

KapaStar-Cockpit

Das KapaStar-Cockpit ist unsere Lösung für die aktive Steuerung des flexiblen Personaleinsatzes im Shopfloor. In nur fünf Minuten ermitteln Ihre Schichtleiter tagesaktuell die optimalen Betriebszeiten und Schichtbesetzungen und gleichen diese mit dem Personalangebot ab. Personalmangel oder Überkapazitäten werden transparent und Handlungsoptionen für Schichtleiter aufgezeigt.

Nutzen Sie die Heimgehpotenziale bei Ihren Mitarbeitern und sorgen Sie für eine gleichbleibend hohe Produktivität auch bei ruhiger Auftragslage!

Aktive Steuerung

Eine aktive Steuerung des Personaleinsatzes wird mit zunehmender Flexibilität eine unerlässliche Aufgabe mit vier wichtigen Funktionen: 

  • Kapazitätsbedarf tagesaktuell ermitteln zum Produktionsprogramm unter Berücksichtigung von Maschinenlaufzeiten, ggf. Mehrmaschinenbedienung und Besetzungsbedarfen. 
  • Kapazitätsangebot planen als Produkt aus Schichtdauer, Schichtanzahl und Schichtbesetzung. Letztere muss zu den Besetzungsbedarfen passen und sollte ggf. auch einen Arbeitsplatzwechsel für die Mitarbeiter abbilden. 
  • Schichtplan und Personalverfügbarkeit abgleichen mit der Schichtbesetzung, um sicherzustellen, dass genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die die Schicht und alle Arbeitsplätze besetzen. Im Falle von Personalmangel oder Personalüberhang sollten Ausgleichsmaßnahmen geplant werden.
  • Flexibilitätsstrategie überprüfen, damit die längerfristigen Ziele für einen flexiblen Personaleinsatz ebenfalls erreicht werden. So sollte beispielsweise aufgezeigt werden, ob die Stammbelegschaft die Arbeitszeitkonten nutzt und ausreichend Turbulenzreserven aufbaut.
     
    Der Abgleich von Kapazitätsbedarf, Angebot, Schichtplan und Flexibilitätsstrategie ist tagesaktuell notwendig und verlangt ein einfach und effizient zu bedienendes Werkzeug.

KapaStar-Cockpit

KapaStar ist ein Cockpit, das Planern und Management die jeweils notwendigen Sichten für die aktive Steuerung eines flexiblen Personaleinsatzes bietet. In der Planungssicht steuern die Schichtleiter das Kapazitätsangebot ihres Bereichs und planen Ausgleichsmaßnahmen bei Personalmangel oder Überhang mit einem Horizont von t ypischerweise ein bis zwei Wochen im Vorlauf. Die Managementsicht zeigt für die vier zurückliegenden Wochen den Verlauf von Produktivität, Mitarbeiteranwesenheit, Personaleinsatz und tatsächlich benötigtem Personalbedarf auf. So wird der Erfolg der aktiven Steuerung und der Umsetzung der Planungsstrategie sichtbar.

Baustein 4: Smarte Kommunikation »KapaflexCy-App«

Baustein 4: Smarte Kommunikation

Kurzfristige Änderungen von Schichtbesetzungen und Arbeitszeiten erfolgen heute schnell und bequem online per Smartphone. Allerdings meist in privaten WhatsAppGruppen der Mitarbeiter. Die prämierte KapaflexCy-App kann das besser: mit einem geregelten Workflow, Schnittstellen zu den IT-Systemen und der einzigartigen Abstimmungsfunktion für echte Selbstorganisation.

Starre Anwesenheitszeiten von 7-16 Uhr sind Relikte der Vergangenheit. Zukünftig stimmen Arbeitsgruppen ihre Einsatzzeiten per Smartphone ab. Eigenverantwortlich, kurzfristig, flexibel. Gearbeitet wird nach Bedarf – genau dann, wenn der Kunde ordert – und im Einklang von Beruf und  Privatleben.

Im Forschungsprojekt »KapaflexCy« entwickelte das Fraunhofer IAO gemeinsam mit acht Partnern aus Produktion und Logistik eine App, um flexible Arbeitszeiten fair, kurzfristig und mit geringem Aufwand zu steuern.

Mit der KapaflexCy App organisieren Teamleiter und Mitarbeiter ihre flexiblen Arbeitseinsätze per Smartphone. Quasi in »Echtzeit« entscheiden sie, wer Zusatzdienste erbringt, Freischichten nimmt oder anderen Teams aushilft. Teamleiter werden entlastet. Produktionsmitarbeiter erleben eine transparente und aktive Einsatzplanung. Der Ausgleich zwischen Arbeit, Familie und Freizeit gelingt besser und steigert so die Motivation der Mitarbeiter.

KapaflexCy App – Industrie 4.0 wird Realität

Die Idee überzeugte und begeisterte: 2014 erhielt die BorgWarner Ludwigsburg GmbH den Industrie 4.0-Award von der Zeitschrift Produktion. 2015 setzten erste Partner außerhalb des Projekts die App erfolgreich ein. Seit 2016 ist eine kommerzielle Version der App am Markt für alle Unternehmen verfügbar.
Überzeugen auch Sie sich von den Vorteilen einer smarten Schichtplanung mit der KapaflexCy App.

Einführen, aber richtig

Eine Personaleinsatzplanung ist immer ein kommunikativer Prozess mit sensiblen Zielstellungen. Teamleiter, Mitarbeiter und Betriebsräte kommunizieren intensiv für einen fairen Ausgleich zwischen schneller Reaktion, hoher Produktivität und möglichst geringen Belastungen durch flexible Schichtarbeit. Um eine reibungslose Einführung der App zu gewährleisten, sollten Sie vorab folgende Fragen beantworten: 

  • Sind die Ziele für den App-Einsatz formuliert und abgestimmt? 
  • Sind alle Abläufe und Entscheidungsprozesse vereinbart und vermittelt? 
  • Sind relevante Fragen des Datenschutzes geklärt und haben Sie die nötigen Betriebsvereinbarungen? 
  • Sind allen Beteiligten die Kompetenzprofile und Anforderungen an flexible Arbeitseinsätze bekannt? 
  • Werden Smartphones und die App von allen Beteiligten akzeptiert? 
  • Ist die Wirtschaftlichkeit gegeben und sind die Ziele erfüllt?

Die Software können Sie kaufen, den Erfolg müssen Sie selbst gestalten – am besten partizipativ mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und unserer Erfahrung!

In fünf Schritten zum Erfolg

  • Schritt 1: Ziele formulieren
    Zu welchem Zweck wollen Sie die App einsetzen? Schichtänderungen über Nacht? Arbeitserleichterung für den Planer? Motivierte Mitarbeiter, die flexibel ihre Freischichten nehmen können? Alles zusammen? Die Ziele für den Einsatz können sehr unterschiedlich ausfallen. An ihnen ist aber die gesamte Nutzung auszurichten.
  • Schritt 2: Grundlagen schaffen
    Die Funktion der App wächst mit der Datenqualität. Wir beschreiben die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und erheben deren Anforderungsprofile für Arbeitseinsätze in Abhängigkeit der flexiblen Zeiten. So kann die App die anzufragenden Mitarbeiter zielgerichtet erkennen und vorschlagen.
  • Schritt 3: Vereinbarungen treffen
    Aus der Zielstellung leiten wir die erforderlichen Abläufe und Randbedingungen für die kurzfristige Steuerung von Arbeitseinsätzen ab. In einem interaktiven Rollenspiel erleben alle Akteure die Abläufe und legen gemeinsam mit uns die Regeln zum Einsatz der App fest.
  • Schritt 4: Vom Piloteinsatz
    lernen Gute Vorbilder überzeugen! Üben Sie den Umgang mit der App sowie den neuen Ablauf zur Steuerung flexibler Arbeitseinsätze in einem repräsentativen Pilotbereich.
  • Schritt 5: Ziele nachhaltig erreichen
    Wurden die formulierten Ziele erreicht? Wir messen den Erfolg objektiv in KPIs und prüfen die Akzeptanz seitens Ihrer Mitarbeiter durch Interviews.

 

Referenz­projekte

  • Kernfrage: Wie kann die Firma Kemper auf Auftragsspitzen reagieren?

    Alle vierzehn Tage sitzt Stefan Gerlach in aller Herrgottsfrüh am Gate des Flughafen Stuttgart und wartet auf seinen Flug nach Bremen, um seine Vision in die Welt zu tragen: ein flexibler und attraktiver Personaleinsatz für die Industrie 4.0. Heute ist er mit seinem Lieblingsthema auf dem Weg zur Firma Kemper, Fleischproduzent in Nortrup, nahe dem niedersächsischen Cloppenburg, etwa 1450 Mitarbeiter. Spezialität des Familienunternehmens: Salami, Kochschinken und Brühwürste. Zwei Stunden später geht es am Konferenztisch erhitzt um die Kernfrage: Wie kann das Unternehmen auf Auftragsspitzen reagieren, die es immer wieder gibt bei Spezialanfragen, beispielsweise der nach vier Meter langen Würsten. Geschäftsführung, Personalabteilung und Betriebsrat: Jetzt sind viele Augen auf Stefan Gerlach gerichtet, Ingenieur und Informatiker des Fraunhofer IAO.

    Gerlach leitet das Projekt »Flexibler Personaleinsatz in der Produktion« 

    Er ist spezialisiert auf genau solche Fragen. Gerlach leitet das Projekt »Flexibler Personaleinsatz in der Produktion« am Institut. Er kennt die Werkzeuge für schlanke und bewegliche Produktionskonzepte.

    Die Ausgangslage bei Kemper:

    Immer wieder musste das Unternehmen auf diese extremen Auftragsspitzen reagieren. Da waren die großen Einzelhandelsketten, die für ihre Kunden riesige Rabattaktionen ausriefen und die das Unternehmen rasch bedienen wollte, um gegen die Konkurrenz am Auftragsmarkt zu bestehen und den Großkunden zu halten. So mussten die Maschinen neben der Tageslast manchmal doppelt bis dreifach so viel Salami produzieren. Und zwar egal, ob Urlaubszeit oder Grippewelle herrschte oder die Mitarbeitenden familiäre Verpflichtungen und Unternehmungen geplant hatten und keine Überstunden. Man suchte den Rat des IAO-Projektteams, um das Problem in den Produktionshallen strukturiert erfassen und lösen zu können.

    Gerlach hat verschiedenste Branchen beraten: »Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die wenigsten Unternehmen sich strukturiert mit ihrem Personaleinsatz auseinandersetzen.« Die Lösungen seien in der Regel historisch gewachsen und würden unflexibel über Jahre angewendet, egal ob sie noch passten oder nicht. Die moderne Industrie 4.0, so ist Gerlach jedoch überzeugt, braucht einen flexibleren Rahmen und funktioniere nach anderen Spielregeln als die alte Industrie.

    Hier kommt die Wissenschaft ins Spiel:

    Die Forschenden vom Fraunhofer IAO lieferten Kemper eine neutrale und strukturelle Analyse und Strategie für den Personaleinsatz. Das Projektteam entwickelte dazu eigens »KapaFit«, ein besonderes Programm, mit dem der Personalbedarf als Simulation erfasst wird. Auf Basis des vergangenen Geschäftsjahrs wird das Unternehmen modelliert. Gerlach erklärt: »Wir bieten keine Lösungen von der Stange, sondern individuelle Strategien, vergleichbar mit Maßanzügen.« Bei der Führungsebene von Kemper kam das an: »Genau diese wissenschaftliche Objektivität hat mich gleich beeindruckt«, sagt Geschäftsführer Wolfgang Kühnl. »Da waren Zahlen, keine vagen Gefühle.«

    Der Ausgangspunkt für das Simulationsprogramm war einst ein renommierter Großauftrag:

    Der Personalvorstand von Daimler suchte 2009 ein Instrumentarium, um die »Turbulenzfestigkeit« seiner Werke beurteilen und notfalls gegensteuern zu können. Gerlach setzte drei seiner besten Mitarbeiter an die Lösung. Wirtschaftsingenieure, Maschinenbauer und Informatiker tüftelten als Projektteam. So wurde eine erste Version des Programms mit einem Fokus auf »Krisenbewältigung« geschrieben. Unternehmen sollten in die Lage versetzt werden, rasch auf Turbulenzen oder Auftragsspitzen zu reagieren. »KapaFit« war geboren.

    Inzwischen hat das Team mehr als zehn Unternehmen modelliert

    Inzwischen hat das Team mehr als zehn Unternehmen modelliert und als Bonus für den späteren Schichteinsatz eine App, eine Art »Schwarzes Brett« für Mitarbeitende entwickelt: »Ich kann heute, ich kann nicht«, braucht ein angefragter Arbeiter oder eine Arbeiterin nur ins Smartphone einzugeben. »Das Smartphone schlägt die Stechuhr«, scherzt Gerlach über sein innovatives Baby. Für den Einsatz der App hat einer seiner Kunden sogar den Industrie 4.0-Award eingeheimst.

    Kein schwammiges Bauchgefühl: Das Unternehmen sah im Modell schwarz auf weiß

    Vor all dem steht jedoch die gründliche Simulation des Programms »KapaFit«. Die wirft Lösungen aus, mit denen sich eine Strategie aufbauen lässt. Am Ende wusste man bei Kemper genau, welche Beschäftigungsformen es für die eigene Situation brauchte. »Wir liefern kein schwammiges Bauchgefühl, sondern quantitative Aussagen für Produktion und Personaleinsatz «, sagt Gerlach. Das Unternehmen sah im Modell nun schwarz auf weiß, ob es fünf Prozent Zeitarbeit brauchte, ob es Aushilfen oder Studierende einstellen sollte oder wie viel Teilzeit- und Vollzeitverträge sinnvoll wären, um die Rabattaktionen gemeinsam und ohne Murren und Überlast in einzelnen Abteilungen zu stemmen.

    Die Lösung ist am Ende fein abgestimmt: 

    Bei Kemper war man überzeugt und es wurde reagiert, indem eine mobile Teilzeittruppe beschlossen wurde, um die Sache mit den 4-Meter-Würsten anzugehen. Die Lösung ist am Ende fein abgestimmt: Beschäftigung, Arbeitszeiten, Schichtrhythmen und Betriebszeiten sind die Zahnräder, die individuell ineinandergreifen und die perfekte Strategie für ein einzelnes Unternehmen am Markt ergeben. Aus der Klaviatur aller Instrumente »komponieren wir«, so Wissenschaftler Gerlach, die Gesamtmelodie: »Ein für alle Seiten attraktives Fundament.«

    Am Ende des langen Tages sitzt Stefan Gerlach erneut am Flughafen und wartet auf den Flieger. Er ist zufrieden. Bei Kemper wird man die kommenden Tage eine Betriebsvereinbarung ausarbeiten. Für den Ingenieur ist es ein gutes Gefühl, wieder ein Unternehmen in einen flexiblen Rahmen für die Herausforderungen der Industrie 4.0. gestellt zu haben. Die Beschäftigung, sagt Gerlach poetisch, »sie atmet wieder«. Sein Flugzeug in die Heimat hebt ab. Im Gepäck hat Gerlach eine der guten Kemperschen Salamis, allerdings in der handlichen Zentimeter-Variante, für den Hausgebrauch.

    Drei Fragen an Dr. Wolfgang Kühnl:

    Dr. Wolfgang Kühnl, Geschäftsführender Gesellschafter, H. Kemper GmbH & Co. KG

    Herr Dr. Kühnl, Sie haben sich für eine Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO entschieden. Warum?

    Unser Umsatz hängt stark von den Aktionen des deutschen Einzelhandels ab. Auftragsspitzen etwa sind für unsere Belegschaft mit Mehrarbeit verbunden. Bisher haben wir das mit Wochenendarbeit und verlängerten Schichten aufgefangen. Für viele ist das eine Belastung, Eltern etwa oder Menschen, die gerne ihre Freizeit genießen. Andere hingegen nehmen die Gelegenheit, mehr zu verdienen, gerne wahr und würden am liebsten jedes Wochenende Zusatzschichten schieben. Die Interessen in der Belegschaft sind eben sehr unterschiedlich: So entstand der Wunsch, als Unternehmen flexibler zu werden.

    Was hat Sie an der Simulation durch KapaFit überzeugt?

    Was uns bewogen hat, das mit Fraunhofer anzugehen, war der neutrale, wissenschaftliche Ansatz bei der Modellierung. Das hat mir tatsächlich sehr gut gefallen. Wir haben nun verschiedenste Werkzeuge in der Hand, die wirklich zu uns als Unternehmen passen. Wir haben auch über Arbeitszeitkonten gesprochen und wollen eine flexible Springertruppe aus Teilzeitkräften aufbauen. In enger Abstimmung lösen diese Instrumente im Zusammenspiel unsere Anforderungen geradezu perfekt. Wir haben gelernt, dass erst die Verzahnung mehrerer Werkzeuge die Lösung ergibt. Das hat mich persönlich von der Systematik stark beeindruckt.

    Ist flexible Produktion heute ein Wettbewerbsvorteil in der Industrie 4.0?

    Ich denke schon, ich halte sie für sehr wichtig und zeitgemäß. Einerseits weil die Mitarbeiterbedürfnisse und die Leistungsfähigkeit sich ja auch im Laufe eines Arbeitslebens verändern. So ein flexibles Modell zahlt daher glaube ich auch in die Arbeitgebermarke ein, also in die eigene Attraktivität. Zugleich werden auch die Anforderungen an uns als Unternehmer durch die Aktionen im Einzelhandel immer größer. Da hilft nur ein beweglicher Rahmen.

  • Personalflexibilitätsinstrumente für die Daimler AG

    Mit passenden Personaleinsatzstrategien sicher durch die nächste Absatzkrise

    Herausforderung

    Bewertung und Weiterentwicklung von Personalflexibilisierungsinstrumenten in der Produktion zur erfolgreichen Bewältigung volatiler Märkte.

    Methodik

    Anforderungsanalyse, Entwicklung und Erprobung von Werkzeugen zur Bewertung des Einsatzes von Personalflexibilitätsinstrumenten (KapaStar), Entwicklung eines Konzeptes zur Verankerung des KapaStar-Tools in den betrieblichen Geschäftsprozessen, Entwicklung von Personaleinsatzstrategien zur Vorbereitung auf volatile Absatzmärkte, Kommunikation und Präsentation im konzerninternen und -externen Umfeld.

    Ergebnis

    Planungswerkzeuge zur Bewertung des Einsatzes von Personalflexibilitätsinstrumenten für volatile Absatzmärkte (KapaStar), Personaleinsatzstrategien zur erfolgreichen Bewältigung von Absatzkrisen.

  • Personaleinsatz­strategien für die Robert Bosch GmbH

    Strategien für einen flexiblen Personaleinsatz sichern Beschäftigung und Wettbewerbsvorteile

    Herausforderung

    Für die Firma Bosch sollte der aktuelle Einsatz von Personalflexibilitätsinstrumenten in der Produktion bewertet werden. Auf dieser Grundlage Wurde die Aufgabenstellung formuliert, maßgeschneiderte Strategien zum flexiblen Einsatz gut ausgebildeten Personals in der Produktion zu entwickeln, damit Bosch künftige Absatzkrisen erfolgreich bewältigen können wird.

    Methodik

    Benchmark Personalflexibilität in der Produktion: Der Flexibilitätsbedarf sowie die nutzbaren und bislang eingesetzten Flexibilitätsinstrumente wurden analysiert, Betriebsvereinbarungen überprüft und Interviews mit Führungskräften und dem Betriebsrat geführt. Das Fraunhofer IAO verglich die momentane Situation mit Lösungen anderer Unternehmen und simulierte darüber hinaus den Einsatz alternativer Flexibilitätsinstrumenten für Krisenszenarien, identifizierte Potenziale und bewertete sie. Die Ergebnisse wurden in einem finalen Schritt der Unternehmensleitung und dem Betriebsrat präsentiert und kommuniziert.

    Ergebnis

    Durch den Benchmark Personalflexibilität in der Produktion erhielt die Robert Bosch GmbH eine transparente Bewertung des Einsatzes von Personalflexibilitätsinstrumenten. Darüber hinaus wurde sie umfassend darüber informiert, wo sie im Vergleich mit anderen Unternehmen steht. Durch die Simulationen kann das Unternehmen künftig Betriebsvereinbarungen auf Basis systematisch ermittelter Flexibilitätsumfänge schließen.

  • Personalkapazitätsplanung für Kaufland Fleischwaren

    Passende Instrumente können die Planung von Personalkapazitäten in Produktionen vereinfachen.

    Herausforderung

    Entwicklung und Einführung eines Werkzeugs zur Planung flexibler Personalkapazitäten in der Produktion.

    Methodik

    Anforderungsanalyse, Entwicklung eines Planungswerkzeugs, Einführung des Planungswerkzeugs, Schulung und Qualifizierung der Mitarbeiter und Führungskräfte, Verankerung des Werkzeugeinsatzes in den betrieblichen Geschäftsprozessen, Bewertung von Wirtschaftlichkeit und Nutzerzufriedenheit beim Einsatz des Werkzeuges, Coaching in der Nutzungsphase.

    Ergebnis

    Planungswerkzeug für flexible Personalkapazitäten in der Produktion inkl. Dokumentation und geschulten Mitarbeitern.

  • Produktionstaugliche Flexibilitätsinstrumente für Seca GmbH

    Instrumente für einen flexiblen Personaleinsatz in der Produktion entwickeln.

    Herausforderung

    Bewertung des aktuellen Einsatzes von Personalflexibilitätsinstrumenten in der Produktion. Ermittlung von neuen maßgeschneiderten Personalflexibilitätsinstrumenten für die Zukunft.

    Methodik

    Analyse des Flexibilitätsbedarfs, Analyse bisher eingesetzter Flexibilitätsinstrumente und deren Defizite, Interviews mit Führungskräften und Betriebsrat, Simulation von alternativen Flexibilitätsinstrumenten für die Bewältigung eines schwankenden Absatzmarktes, quantitative und qualitative Bewertung des alternativen Instrumenteneinsatzes mittels Kennzahlen und weichen Faktoren, Kommunikation und Präsentation der Ergebnisse bei Unternehmensleitung und Betriebsrat.

    Ergebnis

    Simulationen: Bewertung des Einsatzes von Instrumenten für die Bewältigung von schwankenden Absatzmärkten, Eingangsparameter für Verhandlung und Formulierung von Betriebsvereinbarungen.